PMOとは？役割や導入メリット、PMとの違いを解説【専門家の体験談】

PMOとはProject management office（プロジェクトマネジメントオフィス）の略称であり、企業・組織内のプロジェクト全体を横断的に管理し最適化するための役割責任を持ちます。

経済産業省が発表したDX推進施策への注目もあり、業務改善・IT改革・生成AI活用など様々なテーマを掲げプロジェクト型で検討を推進する企業が更に増加しています。

通常のジョブ型での業務に比べると、プロジェクト型の検討推進は様々なミッションを関係者が集うため意識統制をすることが難しく、中枢機関の位置づけとなるPMOの存在はとても重要になります。

一方で、「PMとの違い」「役割・責任」「業務の種類」「導入するメリット・デメリット」「必要なスキル・資格」を正しく知っておかないと社内でもPMO人材が育たず間違った手法により最終的にプロジェクトが失敗してしまうリスクがあります。

本記事では、そのようなお悩みを持つ方向けに、PMOの実務経験を持つ体験者や専門家が「PMOとは？」を初心者向けにわかりやすく解説していきます。

PMOとは「プロジェクトの中枢機関」

PMOとはProject management office（プロジェクトマネジメントオフィス）の略称であり、企業・組織内のプロジェクト全体を横断的に管理し最適化するための役割責任を持ちます。

主な業務内容としては下記のような仕事を担うため、簡単に言えば「プロジェクトの中枢機関」とも言えます。

• プロジェクトゴールの設計
• プロジェクトガイドラインの策定
• プロジェクトマネージャー（PM）の支援
• プロジェクト計画の立案/管理
• プロジェクト会議の設計/管理/主催
• プロジェクト進捗、課題、リスク、変更管理
• リソース・コスト管理
• マネジメントへの報告、など

コンサルティングプロジェクトは複数人で行うことが多く、大規模システム導入などなると数百名を超える人員規模で意思決定を行い関係者とのコンセンサスを取る必要があります。

そうした中で、各プロジェクトチームの状況を把握し横断的に対処すべき課題やリスクを早期に発見するPMOが存在することで、プロジェクトの成功を最も近い道筋でリードすることができるのです。

PMOとPMの違い

PMOとPM（プロジェクトマネージャー）の違いは、それぞれの役割・責任にあります。

PMOはプロジェクトや組織全体のプロジェクトポートフォリオを管理し、標準化されたプロセスや手法を提供することで、複数のプロジェクトやチームが効率的に遂行されるようにサポートします。

そのため、あくまでプロジェクトの主体はPMやプロジェクトメンバーであり、PMOは関与するステークホルダーの力が最大限に発揮できるような仕組みやサポートに焦点を当てています。

一方で、PMはプロジェクトの目標達成に焦点を当てチームをリードする役割になります。

例えば、PMOがプロジェクト全体でプロジェクト管理のベストプラクティスを共有するに対し、PMはどのベストプラクティスがプロジェクトにとって最適かを判断し意思決定をする機能になるのです。

つまり、PMOはプロジェクトの全体推進のサポート役であるのに対し、PMはプロジェクトを全面的に牽引するリーダーの役割になります。

PMOコンサルとITコンサルの違い

PMOコンサルタントとITコンサルタントの主な違いは、その業務範囲と専門性にあります。

PMOコンサルタントとは、プロジェクトの品質管理や納期管理、プロジェクト進捗・課題・リスク管理、人材コスト管理などのコンサルティングプロジェクトにおける横断的管理をする仕事です。

PMOは主に企業内のプロジェクト管理機能の強化に焦点を当てており、プロジェクトの標準化、効率化、および成功の確保を目的としていますが、ITコンサルタントは技術的な問題解決、システム導入、IT戦略の策定など、情報技術に特化したアドバイスを提供します。

例えば、PMOは企業のプロジェクト管理プロセスを標準化し、一方でITコンサルタントは新しいERPやSAPシステムの導入を通じて経営管理、会計、組織人事、マーケティング、営業、サプライチェーン、設計・開発、アフターサービスなどの効率化を目指します。

つまり、PMOはプロジェクト遂行の方法論に関わり、ITコンサルタントは技術的な実装とその戦略に関わるという違いがあるのです。

PMOの役割・責任

PMOとは？を知る上で、PMOがプロジェクト上でどのような役割・責任を持つかを知っておきましょう。

1.PM（プロジェクトマネージャー）の支援

PMOは、PM(プロジェクトマネージャー）の強力なサポーターとして、プロジェクトの計画、実行、モニタリング、終了に至るまでの全プロセスにわたって支援を提供します。

例えば、予算オーバーのリスクが高まっているプロジェクトにおいて、PMOコンサルタントはコスト削減策を特定し、PMがその策を実行できるように支援します。

これにより、プロジェクトのコスト管理を効果的に行い、目標予算内でプロジェクトを完了させることが可能となります。

2.プロジェクト管理（進捗・課題・リスク・品質・納期）

PMOコンサルタントはプロジェクトの進捗、課題、リスク、品質、納期管理において重要な役割を果たします。

例えば、下図のように、大規模システム導入などのプロジェクトでは企画構想・要件定義・設計/開発・テスト・データ移行・本番稼働・UAT/トレーニングなどフェーズにより管理すべき課題やステークホルダーが異なります。

更には、それぞれのタスクを遂行し意思決定するチームも異なるため「誰がいつまでに何をするのか？」の全体を俯瞰する必要性があるのです。

そのため、プロジェクト全体のガイドラインや品質基準を満たすようにするための戦略とプロセスを開発することで質の高いプロジェクトを実現することができます。

例えば、納期が迫っている大規模な生成AIプロジェクトにおいて、PMOは進捗状況の詳細な分析を行い、納期遵守のために必要な追加リソースを特定することがあります。

3.マネジメント報告管理・支援

プロジェクトの進捗や成果を適切にステークホルダーに報告することは、PMOとして重要な責任になります。

プロジェクトのステータスレポート、リスクアセスメントレポート、進捗更新など、明確かつ包括的な報告資料の作成を支援します。

例えば、特定のプロジェクトが予定より遅れている場合、PMOはその原因を分析し、改善策を提案する報告書を作成します。

これにより、ステークホルダーは現状を正確に理解し、適切な意思決定を下すことができます。また、このプロセスは、プロジェクトの透明性を高め、チーム内外のコミュニケーションを促進する効果もあります。

PMOのタイプ別の業務内容

PMOとはプロジェクトを横断的に管理する役割でありますが、実はPMOの働き方は様々な種類があります。

ここでは、外資コンサルで大規模・小規模プロジェクトなど様々な経験をした外資コンサル出身の筆者の経験から整理した「3つのPMOのタイプ」について紹介します。

1. マネジメント型PMO（大規模・複数チームのプロジェクト）

マネジメント型PMOとは、大規模プロジェクトや複数ステークホルダーが混在するプロジェクトで必要となるPMOの働き方のタイプになります。

言葉の通りプロジェクトの管理を主眼とし下記を業務として実行します。

• プロジェクトゴール設計
• プロジェクトスコープ設計
• プロジェクトガイドラインの策定
• プロジェクト計画策定
• プロジェクト進捗管理
• プロジェクト課題・リスク管理
• プロジェクト変更管理

大規模なプロジェクトの場合、必ずと言っていいほど誰がどこで何をしているかわからなくなります。

そのため、意思決定をすべきCxOやステコミメンバー、プロジェクトマネージャー（PM)は全体感をすぐに把握し情報を吸い上げ管理するPMOを必要とするのです。

マネジメント型PMOは特に大手コンサルファームやSier、システム導入プロジェクトで活躍する機会が多くあります。

2. 業務・ITブリッジ型PMO（業務改善・BPR・IT改革プロジェクト）

業務・ITブリッジ型PMOは、業務改善・BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）・IT改革プロジェクトなどで必要となるPMOです。

ビジネスサイドと呼ばれる「業務部門」と、ITサイドと言われる「IT部門」の間に立ちコミュニケーションの架け橋をする役割を担います。

下記の業務のように業務改善コンサルタントやBPRコンサルタントと同じようなアプローチをとることが多くあります。

• 業務部門への課題のヒアリング
• IT部門への課題のヒアリング
• 業務/IT課題の整理・優先度付け
• 業務改善案の提案（BPR案策定）
• 業務要件定義・業務プロセス定義
• システム要件定義
• Fit & Gap策定、など

業務部門とIT部門はそれぞれのミッションや所属する担当社員のバックグラウンドや価値観が違うことが多く、両者は意見がぶつかり合うことも多くプロジェクトが炎上するケースが多くあります。

そのため、PMOという中間的な立場から異なる立場の状況を傾聴しながら、最終的にはプロジェクト全体で同じ共通目的を達成できるようにリードしていきます。

3. ハンズオン型PMO（事業開発・PoCプロジェクト）

ハンズオン型PMOとは、新規事業開発やPoC（概念実証）などの事業創造をクライアントの業務や責任に踏み込み支援するPMOの働き方です。

Hands-onとは「実践」から来ている由来であり、従来のPMOは「深く入りすぎず横断的に管理する」といった働き方と真逆の役割になり、「深く入り込み検討を前に進める」意味合いがあります。

つまりは、「伴走型」への期待がクライアントニーズとして高まっているのです。

Hands-on型PMOが必要とされる背景には、「戦略だけではコンサル業界の先の未来はない」と考えるファーム各社も多く、これまで戦略畑だけで戦っていたマッキンゼーやBCG、Big4（デロイト・PwC・EY・KPMG）など伴走型オペレーション領域に踏み込み始めていることがあります。

事実、IDCの「国内ビジネスコンサルティング市場予測（2023年～2027年）」によると、今後もコンサル市場は伸びていくとされていますが、市場形成を牽引しているのは従来の「戦略コンサル市場」ではなく、「DX変革」であるとも示唆しています。

PMOを導入するメリットと必要性

PMOを組織やプロジェクトに導入する上でのメリットや必要性を解説します。

全体感が把握でき意思決定がしやすい

組織内でプロジェクトマネジメントオフィス（PMO）を導入することで、全体の組織の進捗状況やリソースの活用状況など、全体感を的確に把握することができます。

失敗しがちなプロジェクトのケースとして、現在自分たちが置かれている状況がわからずどこに向かっているか迷子になる、などがあります。

そのため、PMOがいることにより全体感を掴みやすくなるため、CxOやプロジェクトオーナー（PO）、プロジェクトマネジャー（PM）が重要な意思決定を迅速かつ効果的に行えるようになります。

全体最適での人材配置により業務効率化ができる

PMOの導入により、組織内の人材配置を最適化し業務を効率化することが可能です。

例えば、特定のスキルや経験を持つメンバーを重要なプロジェクトに割り当てることで、プロジェクトの品質向上やスピードアップが図れます。

人材配置を間違えてしまうと、せっかく検討したのに手戻りが多くなってしまい結果としてリソースコストがかかってしまいプロジェクトが中断してしまう危険性もあります。

そのためPMOを中枢機関に置き、適材適所のリソース管理をすることで、人やパフォーマンスの見える化ができるのです。

課題やリスクを早急に検知できる

PMOは、組織内のプロジェクトや業務における課題やリスクを早急に検知するための重要な機能を果たします。

例えば、予算の逼迫やスケジュールの遅延などの問題が発生した場合、PMOがこれらの問題を早期に検知し、適切な対策を講じることで、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

特にERP（基幹システム）やSAPなどの大規模システム導入の場合は、必ず遅延やシステムバグが生じるため、いかに早く問題を察知し解消するかが成功のカギになるのです。

PMOを導入することで、洗練された進捗レポートやリスク管理プロセスを統制することで、潜在的な問題点やリスクを素早く把握することが可能です。

PMOを導入するデメリットと注意点

PMOを導入する上ではデメリットもあります。

ここでは、導入前に知っておきたいデメリットや注意すべき点を紹介します。

手法を間違えるとメンバーに負荷がかかる

PMOの導入には、適切な手法とプロセスの選択が不可欠です。

言い方を変えれば、適切でない手法を採用した場合、プロジェクトメンバーに過度な負荷がかかる可能性があります。

例えば、緻密すぎる報告義務や煩雑な手続きが導入された場合、メンバーの業務効率やモチベーションに悪影響を及ぼすことがあります。

そのため、PMOの導入にあたっては、メンバーの負荷を適切に考慮し、柔軟性を持ったアプローチが求められます。

無駄なコミュニケーションが増大化するリスクがある

PMOの導入により、コミュニケーションの活性化が期待されますが、逆に無駄なコミュニケーションが増大化するリスクも存在します。

例えば、過剰な会議や報告の頻度が増え、メンバーの時間やリソースが無駄に消費される可能性があります。

これにより、本来の業務に集中できなくなり、プロジェクトの進行に支障をきたす恐れがあります。

PMOに必要なスキル

PMOは、プロジェクト管理の専門知識とともに、以下のようなスキルが求められます。

1.コミュニケーション能力

効果的なコミュニケーション能力は、PMOにとって不可欠です。

プロジェクトチーム、ステークホルダー、クライアントとの間で情報を正確に伝達し調整する役割を担います。

異なる部門の間でプロジェクトの目標を調和させるためには、明確かつ効果的なコミュニケーションが必要です。

2.プロジェクト管理能力・リーダーシップ

PMOは、複雑なプロジェクトを管理し、指導する能力が必要になります。

プロジェクトの目標を達成するためにチームをモチベートし、リードすることが求められます。プロジェクトのスケジュール管理、リスク管理、予算管理など、プロジェクトを成功に導くための管理を徹底することが大切です。

3.ドキュメンテーションスキル

PMOは、プロジェクトの進捗や成果を正確に記録し、CxOや部長、PMクラスの方に最適に報告するためのドキュメンテーションスキルが必要です。

コンサルティングプロジェクトの場合は下記のようなドキュメントが必要になります。

• マスタースケジュール
• 進捗管理/報告用資料
• 課題管理/報告用資料
• リスク評価書
• 推進体制/リソース管理
• ROI・コスト管理、など

特に、Powerpoint、Word, ExcelなどのMicrosoftの提供するOffice365のツールの活用は必須と言えます。

PMOにおすすめな資格

PMOをこれから目指す方や、PMOスキルを更に強化したい方におすすめの資格を紹介します。

1.プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格（NPMO認定PJM-A）

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格（NPMO認定PJM-A）とは、日本PMO協会が運営するプロジェクトの現場業務において基本として習得すべき知識と技術を確認しそれを認定する実践重視の資格になります。

資格名	プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格（NPMO認定PJM-A™）
運営者	一般社団法人日本PMO協会
URL	https://www.npmo.org/pjma/

2.PMOスペシャリスト認定資格（NPMO認定PMO-S）

PMOスペシャリスト認定資格とは日本PMO協会が運営する世界発のPMOに特化したステップアップ資格です。

NPMO認定PMO-S™資格は、PMOの現場業務において習得すべき知識を確認し、それを認定する資格になります。

資格名	PMOスペシャリスト™認定資格シリーズ
運営者	一般社団法人日本PMO協会
URL	https://www.npmo.org/pmo-s-series/

PMOにおすすめなプロジェクト管理ツール紹介

効果的なPMOを行うために、世の中には便利なプロジェクト管理やコミュニケーションツールが存在します。

グローバルインフォメーションが調査した「プロジェクト管理ソフトウェア市場予測（2024年～2029年）」では、プロジェクト管理ソフトウェア市場規模は、2024年に65億4,000万米ドルと推定され、2029年までに108億6,000万米ドルに達すると予測しています。

昨今ではDX時代と呼ばれデジタル人材やAI人材への期待値が高まっている中、PMOコンサルタントとしてデジタルツールを駆使することは必要不可欠と言えます。

ここでは、分野別の代表的なツールやサービスをご紹介します。

プロジェクト管理ツール（Asana, Backlog, Jiraなど）

プロジェクト管理ツールとは、タスク/ToDoリストの作成やタスクのPIC（責任者・担当者）の割り当て、各タスクの集計/見える化、進捗管理をすることに役立ちます。

代表的なツールとして下記があります。

• Microsoft Project
• Jira Software
• Trello
• Asana
• Backlog
• Redmine
• Wrike

これらのツールは、プロジェクトの計画立案、進捗管理、コミュニケーションの中心となりプロジェクトの進捗状況の可視化など、プロジェクト管理に必要な機能を提供しています。

例えば、開発系のプロジェクトでよく利用するJira softwareでは、アジャイル開発プロセスを支援するためのスクラムボードやカンバンボードを使用できとても便利です。

コミュニケーションツール（Teams, Slackなど）

コミュニケーションツールとは、プロジェクトチーム内およびステークホルダーとの効果的なコミュニケーションを図ります。

代表的なコミュニケーションツールには下記があります。

• Microsoft Teams
• Zoom
• Google Meet
• Slack
• ChatWork

最近ではSlackでコミュニケーションをする企業が増え、今やメールでやり取りすることも少なくなりました。

ファイル・ナレッジ共有ツール（Notion, Boxなど）

ファイル・ナレッジ共有ツールは、プロジェクト関連のドキュメントやファイルを効率的に管理し、チームメンバーやステークホルダーと共有することができます。

代表的なツールは下記になります。

• Confluence
• Notion
• Box

NotionやBoxは、文書の作成、編集、共有を容易にし、プロジェクト情報の一元管理を可能にします。

PMO業務はアウトソースするのも一つの手

PMOは組織に大きな影響力を持つ一方で、専門性や経験が問われる難易度の高い業務でもあります。

そのため社内でPMOを人材を育てるだけでなく「コンサルティング会社」や「フリーランスコンサルタント」に依頼するのも一つの手です。

コンサルティング会社に依頼する

コンサルティングファームには下記のような種類があります。

ここではPMOコンサルティングとしての経験を積みながらもキャリアアップができる外資・日系のコンサル会社に絞って紹介します。

株式会社SowLab（ソウラボ）

アクセンチュア株式会社

デロイトトーマツコンサルティング合同会社

フリーランスコンサルタントに依頼する

フリーランスコンサルタントとは、組織に属さず個人でコンサルティング業を行うフリーランスの職種です。

ビジネス上で立場が弱いとされていたフリーランス（個人事業主・副業・複業者・ひとり社長）を守る政策である「フリーランス保護新法（通称）」を2023年4月に政府が可決したことから、コンサルの独立や、コンサルからの起業を考える人は非常に増えフリーランスコンサルタントの市場が形成されました。

従来のコンサル会社に依頼するコストよりも1/3、多いときには1/2ほど安くなるメリットがあり、多くの企業がフリーランスを業務委託契約としてスポットで活用するケースが増加しています。

一方で、企業が直接的に個人に依頼することは契約書面でのトラブルや、個人のマネジメント管理の業務負荷などのリスクも伴います。

その際におすすめなのが「フリーランスコンサルタントマッチングエージェント」であり、当メディアを運営する株式会社SowLabもコンサルフリーというエージェントサービスを提供しているので是非ご相談ください。

PMOに関するよくある質問

PMOコンサルに関するよくある質問を紹介します。

まとめ

最後にまとめです。

PMOとはProject management office（プロジェクトマネジメントオフィス）の略称であり、企業・組織内のプロジェクト全体を横断的に管理し最適化するための役割責任を持つ重要な役割であることがわかりました。企業担当者やこれからPMOを目指す方は知識と経験を積み是非プロジェクトを成功させていきましょう！